Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Website von Estari besuchen oder Estari als Kunde nutzen, wofür wir das tun und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Estari ist ein Angebot der

EcomTask UG (haftungsbeschränkt)
Rauenthaler Straße 12
65197 Wiesbaden
Geschäftsführer: Nick Wirth, Tom Allen Pierce
E-Mail: support@ecomtask.de
Telefon: +49 151 70084167

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse, am besten mit dem Betreff „Datenschutz“.

2. Für wen diese Erklärung gilt

Sie gilt für

• Besucherinnen und Besucher unserer Website (www.estari.de, www.ai-immo.app),
• Personen, die ein Konto bei Estari anlegen oder Estari für einen Kunden nutzen,
• Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen.

Sie gilt nicht für die Daten, die unsere Kunden – Immobilienmakler – in Estari über ihre eigenen Kontakte verarbeiten, zum Beispiel über Interessenten, die auf ein Inserat antworten, eine Exposé-Seite aufrufen oder einen Besichtigungstermin buchen. Für diese Daten ist der jeweilige Makler verantwortlich. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO; die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wenn Sie als Interessent Auskunft, Berichtigung oder Löschung wünschen, wenden Sie sich bitte an den Makler, mit dem Sie in Kontakt stehen. Erreicht uns Ihre Anfrage, leiten wir sie an ihn weiter.

Dasselbe gilt für Websites, die Makler mit dem Website-Baukasten von Estari erstellen: Verantwortlich ist der Makler, der die Website betreibt.

3. Besuch unserer Website

Aufruf der Seiten. Wenn Sie unsere Website aufrufen, verarbeitet unser Hosting-Dienstleister Vercel die technisch nötigen Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, verweisende Seite sowie Browser und Betriebssystem. Wir brauchen diese Daten, um die Seite auszuliefern, stabil zu betreiben und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht, in der Regel innerhalb von 30 Tagen.

Reichweitenmessung ohne Cookies. Auf unserer Website und im angemeldeten Bereich nutzen wir Vercel Web Analytics, um zu sehen, welche Seiten wie oft aufgerufen werden. Auf Exposé-Seiten und auf Websites unserer Kunden messen wir nicht. Der Dienst setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Erfasst werden die aufgerufene Seite ohne die Angaben hinter dem Fragezeichen der Adresse (ausgenommen Kampagnen-Kennzeichen), die verweisende Seite, das Land, der Gerätetyp, das Betriebssystem und der Browser. Besuche werden über einen Kurzwert zusammengefasst, der aus den Daten der Anfrage gebildet und nach spätestens 24 Stunden verworfen wird; ein Wiedererkennen über mehrere Tage oder über andere Websites hinweg ist damit nicht möglich. Rechtsgrundlage ist unser Interesse an einer verständlichen und gut funktionierenden Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies. Wir setzen ausschließlich Cookies, die für den Betrieb nötig sind:

• Anmelde-Cookies unseres Anmeldedienstes (Namen beginnen mit sb-), die Sie angemeldet halten und die Registrierung sowie das Zurücksetzen des Passworts absichern. Sie bleiben, bis Sie sich abmelden, längstens 400 Tage,
• das Cookie estari_checkout_plan, das sich für höchstens 30 Minuten den Tarif merkt, den Sie auf der Startseite gewählt haben, damit Sie nach der Anmeldung dort weitermachen können.

Für diese Cookies ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein. Sollten wir das künftig tun, fragen wir Sie vorher um Ihre Einwilligung.

Schriften und Bilder. Schriften und Bilder unserer Website liefern wir von unseren eigenen Servern aus. Beim Besuch der Website wird dafür keine Verbindung zu Dritten aufgebaut.

Terminbuchung. Die Schaltfläche „Termin vereinbaren“ führt Sie zu unserer Buchungsseite beim Dienst Zeeg (Zeeg GmbH, Berlin). Erst wenn Sie dort einen Termin buchen, verarbeitet Zeeg in unserem Auftrag die Angaben, die Sie eintragen (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Wunschtermin). Wir nutzen sie, um den Termin durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kontakt per E-Mail oder Telefon. Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO).

4. Konto und Nutzung von Estari

Registrierung und Konto. Für ein Konto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als nicht umkehrbaren Prüfwert), den Zeitpunkt, zu dem Sie den AGB zugestimmt haben, und die Fassung der AGB. Hinzu kommen die Angaben, die Sie zu sich und Ihrem Unternehmen hinterlegen, etwa Name, Firma, Anschrift, Logo und Signatur. Wenn Sie die Anmeldung in zwei Schritten einschalten, speichern wir das dafür nötige Geheimnis. Rechtsgrundlage ist der Vertrag über die Nutzung von Estari (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nutzen Sie Estari für Ihren Arbeitgeber, stützen wir uns auf unser Interesse, den Vertrag mit ihm zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Inhalte, die Sie einstellen. Estari speichert, was Sie eingeben und hochladen: Objekte, Texte, Bilder, Dokumente, Termine, Einstellungen. Soweit diese Inhalte Daten Ihrer Kontakte enthalten, verarbeiten wir sie in Ihrem Auftrag (Ziffer 2).

Nutzungs- und Protokolldaten. Beim Arbeiten in Estari entstehen technische Protokolle: Zeitpunkte, aufgerufene Funktionen, Fehlermeldungen, IP-Adresse. Wir brauchen sie für den sicheren Betrieb, zur Fehlersuche und zur Abwehr von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Außerdem messen wir je Kunde den Verbrauch der im Tarif enthaltenen Kontingente, zum Beispiel die Zahl der KI-Nachrichten, um den Tarif abzurechnen.

KI-Funktionen. Wenn Sie den Assistenten nutzen, Texte erzeugen lassen oder Estari Anfragen für Sie beantwortet, übermitteln wir die dafür nötigen Inhalte an unseren KI-Dienstleister OpenAI: Ihre Eingaben, Spracheingaben, hochgeladene Dateien und Bilder sowie den nötigen Zusammenhang aus Ihrem Konto, etwa die Daten eines Objekts oder den Verlauf einer Anfrage. OpenAI verarbeitet diese Inhalte ausschließlich, um die Antwort zu erzeugen, nutzt sie nach den mit uns vereinbarten Bedingungen nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie höchstens 30 Tage zur Missbrauchserkennung. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Karten und Adressen. Im angemeldeten Bereich nutzen wir die Google Maps Platform für die Adresssuche, die Kartenansicht, die Umgebung eines Objekts und Fahrzeiten. Ihr Browser baut dazu eine Verbindung zu Servern von Google auf; dabei werden Ihre IP-Adresse und die eingegebene Adresse übermittelt. Google verarbeitet diese Daten in eigener Verantwortung. Dieselbe Karte erscheint auf Exposé-Seiten, die Makler über Estari veröffentlichen. Auf unserer eigenen Website setzen wir Google Maps nicht ein. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

System-E-Mails. Wir schicken Ihnen E-Mails, die für das Konto nötig sind: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Sicherheitshinweise und Hinweise zum Ende der Testphase. Den Versand übernimmt der Dienst Resend (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Abrechnung. Buchen Sie einen Tarif, wickelt die PAYONE GmbH die Zahlung ab. Ihre Zahlungsdaten geben Sie auf der Zahlungsseite von PAYONE ein; vollständige Karten- oder Kontodaten erhalten und speichern wir nicht. An PAYONE übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse, den Tarif und den Betrag. Bei uns gespeichert sind der Tarif, der Abrechnungszeitraum, der Zahlungsstatus und die Kennungen des Zahlungsvorgangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO).

Support. Schreiben Sie uns über die Anwendung oder per E-Mail, verarbeiten wir Ihre Nachricht zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Firma, um Ihnen zu helfen. Zur Fehlersuche und für den Betrieb können dazu berechtigte Mitarbeitende Ihr Konto einsehen; solche Eingriffe werden protokolliert (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

5. Verbindung mit Ihrem E-Mail-Postfach

Wenn Sie in den Einstellungen ein E-Mail-Postfach verbinden, greifen wir auf Ihre Veranlassung auf dieses Postfach zu, um Anfragen zu Ihren Immobilien in Ihrem Namen zu beantworten und Ihnen das Postfach in Estari anzuzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verbindung läuft verschlüsselt über die üblichen Wege SMTP (Senden) und IMAP (Lesen) direkt zu Ihrem E-Mail-Anbieter. Eine Anmeldung über Dritte, etwa Google oder Microsoft, findet nicht statt. Soweit die Nachrichten Daten Dritter enthalten, verarbeiten wir sie in Ihrem Auftrag (Ziffer 2).

Was wir verarbeiten

• Zugangsdaten: Adresse, Server und Passwort des Postfachs. Das Passwort speichern wir verschlüsselt und verwenden es ausschließlich für die Verbindung zu Ihrem E-Mail-Anbieter. Beim Verbinden schicken wir eine Testnachricht an Ihr eigenes Postfach, um die Verbindung zu prüfen.
• Senden: Nachrichten in Ihrem Namen über Ihr Postfach – Antworten auf Anfragen sowie Newsletter- und Follow-up-Mails. Eine Kopie jeder gesendeten Nachricht legen wir im Ordner „Gesendet“ Ihres Postfachs ab, sofern es einen solchen Ordner gibt.
• Lesen: alle Ordner Ihres Postfachs (Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, Kopfzeilen, Liste der Anhänge), um Antworten von Interessenten zu erkennen, der passenden Anfrage zuzuordnen und Ihnen das Postfach in Estari anzuzeigen.
• Markieren: Öffnen Sie in Estari eine Nachricht oder markieren Sie sie als gelesen oder ungelesen, übertragen wir das in Ihr Postfach. Darüber hinaus ändern wir an den vorhandenen Nachrichten nichts; wir verschieben und löschen keine Nachricht.

Kopie des Postfachs. Damit Sie Ihr Postfach in Estari lesen und durchsuchen können, halten wir in unserer Datenbank eine Kopie der Nachrichten aus den Ordnern Ihres Postfachs, einschließlich Entwürfen, Spam und Papierkorb: beim Verbinden die des letzten Jahres (Spam und Papierkorb: der letzten 30 Tage), danach jede neu eintreffende oder gesendete Nachricht. Gespeichert werden Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Inhalt, die Markierungen (gelesen, markiert, beantwortet) und die Liste der Anhänge mit Name, Art und Größe. Die Anhänge selbst speichern wir zunächst nicht. Öffnen Sie in Estari einen Anhang, holen wir ihn aus Ihrem Postfach und halten ihn bis zu 30 Tage vor, damit er beim nächsten Öffnen sofort bereitsteht.

Löschen Sie eine Nachricht in Ihrem Postfach endgültig oder verschieben Sie sie, folgt die Kopie innerhalb weniger Minuten; in Datensicherungen bleibt sie bis zu deren Ablauf. Die Kopie Ihres Postfachs sehen nur Sie selbst, nicht die anderen Mitglieder Ihrer Firma. Nachrichten, die zu einer Anfrage gehören, erscheinen zusätzlich im Gesprächsverlauf dieser Anfrage und werden, wie in Ziffer 4 beschrieben, mit KI verarbeitet, um sie einzuordnen und Antworten vorzubereiten. Was im Gesprächsverlauf einer Anfrage steht, bleibt dort erhalten, auch wenn Sie die Nachricht im Postfach löschen.

Ende des Zugriffs. Unser Zugriff endet, sobald Sie das Passwort des Postfachs bei Ihrem E-Mail-Anbieter ändern. Außerdem können Sie das Postfach jederzeit in den Einstellungen trennen; wir löschen dann innerhalb weniger Minuten unsere Kopie Ihres Postfachs und die gespeicherten Zugangsdaten. Auf Wunsch trennen wir die Verbindung und löschen das gespeicherte Passwort, die Kopie und die zugehörigen Daten; eine Nachricht an support@ecomtask.de genügt.

Keine Weitergabe, keine Werbung, kein Training. Wir verkaufen diese Daten nicht und geben sie nicht an Dritte weiter – mit Ausnahme der in Ziffer 7 genannten Dienstleister, soweit das allein zur Bereitstellung des Dienstes nötig ist. Wir nutzen sie nicht für Werbezwecke und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle. Mitarbeitende greifen auf die Inhalte nur zu, wenn Sie es ausdrücklich wünschen, wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn es zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls oder eines Missbrauchs nötig ist.

6. Immobilienportale

Wenn Sie Objekte auf Immobilienportalen veröffentlichen (zum Beispiel ImmoScout24, Immowelt, Kleinanzeigen), übermitteln wir auf Ihre Veranlassung die von Ihnen ausgewählten Objektdaten samt Bildern, Texten, Adresse und Ansprechpartner an das Portal – je nach Portal direkt oder über die Schnittstelle der EstateSync GmbH. Dafür speichern wir die Zugangsdaten Ihrer Portal-Konten. Anfragen, die über ein Portal eingehen, gelangen auf demselben Weg zu Estari. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Verarbeitung auf den Portalen selbst gelten deren Datenschutzerklärungen.

7. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit es für die beschriebenen Zwecke nötig ist.

Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten. Mit ihnen haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen:

• Vercel Inc., USA – Hosting der Website und der Anwendung, Reichweitenmessung. Die Anwendungsserver laufen in Frankfurt am Main; ausgeliefert wird über das weltweite Netz von Vercel.
• Supabase Pte. Ltd, Singapur – Datenbank, Anmeldedienst und Dateispeicher. Speicherort: Frankfurt am Main.
• Render Services, Inc., USA – Hintergrunddienste, zum Beispiel Abgleich des Postfachs, Versand und KI-Verarbeitung. Standort: Frankfurt am Main.
• OpenAI Ireland Limited, Irland, mit OpenAI, L.L.C., USA – KI-Verarbeitung.
• Resend, Inc., USA – Versand unserer System-E-Mails.
• EstateSync GmbH, Wilhelmshaven – Schnittstelle zu Immobilienportalen.
• Zeeg GmbH, Berlin – Buchung von Beratungsterminen.
• der Anbieter unseres eigenen E-Mail-Postfachs.

Empfänger, die in eigener Verantwortung handeln:

• Google Cloud EMEA Limited, Irland – Karten, Adresssuche und Umgebungsdaten (Google Maps Platform).
• PAYONE GmbH, Frankfurt am Main – Zahlungsabwicklung.
• die von Ihnen angebundenen Immobilienportale und Ihr E-Mail-Anbieter,
• soweit gesetzlich nötig: Steuerberatung, Finanzbehörden und andere öffentliche Stellen.

8. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union, insbesondere in den USA und in Singapur, oder setzen dort Unterauftragnehmer ein. Soweit dabei personenbezogene Daten in ein solches Land gelangen, stützen wir die Übermittlung bei Empfängern in den USA auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, wenn der Empfänger danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 45, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist:

• Konto und Inhalte: für die Dauer des Vertrags. Nach dessen Ende löschen wir Konto und Inhalte spätestens nach 90 Tagen; in Datensicherungen bleiben sie bis zu deren Ablauf.
• Rechnungen und Buchungsunterlagen: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts, derzeit acht bis zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Geschäftliche Korrespondenz: bis zu sechs Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO).
• Protokolle: in der Regel höchstens 30 Tage.
• Kontaktanfragen ohne Vertrag: bis Ihr Anliegen erledigt ist, längstens zwölf Monate.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

• Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über Sie verarbeiten (Art. 15 DSGVO),
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO),
• Ihre Daten löschen zu lassen (Art. 17 DSGVO),
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO),
• Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder übertragen zu lassen (Art. 20 DSGVO),
• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht. Soweit wir Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie der Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Um Ihre Rechte auszuüben, genügt eine formlose Nachricht an support@ecomtask.de.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden.

11. Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen

Für ein Konto brauchen wir Ihre E-Mail-Adresse und ein Passwort; für einen kostenpflichtigen Tarif zusätzlich die Angaben für die Zahlung. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

12. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören die verschlüsselte Übertragung, die Verschlüsselung der gespeicherten Daten, die Trennung der Daten unserer Kunden in der Datenbank, die Möglichkeit der Anmeldung in zwei Schritten und tägliche Datensicherungen. Die Einzelheiten stehen in Anlage 2 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Estari oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; den Stand finden Sie oben.